Как сделать сортировку данных в excel. Сортировка по нескольким столбцам в Excel

Добрый день, сегодня мы поговорим о таком распространенном инструменте как сортировка данных в Excel. Сам инструмент находится на вкладке "Данные"

Но для удобства пользователей быстрая сортировка вынесена на вкладку "Главная" и в контекстное меню.

Какие же возможности предоставляет сортировка:

Сортировка по возрастанию и убыванию.

Это быстрый и простой способ сортировки, для ее работы достаточно встать в любое место таблицы, и выбрать из контекстного меню нужный пункт и таблица отсортируется по тому столбцу, где находится выделенная ячейка.

По цвету ячейки или шрифта

В связи с появившимися возможностями выделения текста появилась и возможность сортировать таблицу согласно шрифту и цвету ячейки. Кстати, сразу скажу, что в контекстном меню слово "выделенный" - имеется в виду тот шрифт или цвет, который принадлежит выделенной ячейке, а не просто отличающийся от других шрифт или цвет. Например, если у вас в столбце есть ячейки с красным цветом и обычные, не форматированные ячейки с черным цветом, который автоматически задается при открытии книги. Если вы встанете на ячейку с неформатированным текстом и нажмете команду "Сортировка с выделенным шрифтом", ничего не произойдет. Причем это относится только к цвету текста или ячейки, жирный или наклонный текст к рассмотрению не принимаются.

Сортировка по нескольким столбцам.

Одно из новшеств 2007-го Экселя в том, раньше можно было сортировать не более чем по трем столбцам, теперь же их более чем достаточно. Смысл в том, что вы можете сортировать данные сразу по двум критериям. Например, у вас есть таблица с именами баскетбольной команды, их очками, подборами и передачами. Вы сможете отсортировать сначала по имени, потом по очкам и увидите, кто из, скажем, Антонов в вашей команде забивает больше всех очков.

Алгоритм команды: Данные/Сортировка/Добавить уровень.

По вашему произвольному порядку

Пользовательский список можно импортировать через параметры Office. Для этого создайте список, выделите диапазон, потом Кнопка Office/Параметры Excel/Изменить списки/Импорт. Если же список невелик, то можно его вручную забить при сортировке Данные/Сортировка/(при этом сортировка поля должна быть по значению, а не по цвету или шрифту)/Порядок/Настраиваемый список.

Сортировка данных, находящихся в области строк и столбцов сводной таблицы, по умолчанию выполняется в порядке возрастания (рис. 1а) либо с применением пользовательских списков сортировки. Далеко не всегда это устраивает пользователя. Например, когда хочется отобразить заказчиков с наибольшим доходом в верхней части списка (рис. 1б). Если в сводной таблице применяется сортировка по возрастанию (убыванию), следует создать правило, контролирующее порядок сортировки по полю. Причем это правило (в отношении этого поля) будет применяться даже после добавления новых полей в сводную таблицу (рис. 1в).

Рис. 1. Сортировка по полю Заказчик : (а) по умолчанию – от А до Я; (б) в порядке уменьшения дохода; (в) порядок сортировки по полю Заказчик не изменился при добавлении поля Сектор

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

Сортировка заказчиков в порядке убывания дохода

Чтобы отсортировать строки сводной таблицы в порядке убывания дохода, выберите любую ячейку столбца Сумма по полю Доход , например, Е4 (но не заголовок), и щелкните на значке ЯА , находящемся на вкладке Данные (рис. 2). Подобная сортировка напоминает стандартную, но это лишь внешнее сходство. При выполнении сортировки сводной таблицы Excel создает правило, которое будет работать и после внесения дополнительных изменений в сводную таблицу.

На примере сводной таблицы, находящейся в столбцах G:I (рис. 1в), видно, что произойдет после добавления нового внешнего поля строки Сектор . Сводная таблица продолжает сортировать данные в порядке убывания дохода внутри каждого сектора. Например, в секторе Производство на первом месте находится компания General Motors с доходом 750 163 доллара. За ней следует компания Ford с доходом 622 794 доллара. Если даже удалить поле Заказчик из сводной таблицы, выполнить дополнительные настройки и вернуть это поле обратно, но уже в область столбцов, Excel запомнит сортировку заказчиков в порядке уменьшения дохода.

Чтобы в сводной таблице, находящейся в столбцах G:I (рис. 1в), секторы также были отсортированы в порядке убывания дохода, можно пойти одним из трех способов:

Выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Свернуть всё поле , чтобы скрыть все элементы, которые относятся к заказчику. После того как на экране будут отображаться лишь одни секторы, выделите ячейку I4 и щелкните на значке ЯА на вкладке Данные для выполнения сортировки по убыванию. Таким образом, будет создано правило сортировки для поля Сектор . Повторно выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Развернуть всё поле.
Временно удалите поле Заказчик из сводной таблицы, отсортируйте таблицу по убыванию дохода (методом, который был описан для рис. 2), а потом вновь верните поле Заказчик .
Воспользуйтесь возможностями команды Дополнительные параметры сортировки (я пользуюсь именно этим методом). Чтобы вызвать команду: (а) выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Сортировка → Дополнительные параметры сортировки (рис. 3) или (б) кликните на значке треугольника в поле Сектор , а затем выберите пункт Дополнительные параметры сортировки (рис. 4). В обоих случаях откроется окно Сортировка (рис. 5). Установите переключатель в положение по убыванию и выберите строку Сумма по полю Доход .

Рис. 3. Вызов команды Дополнительные параметры сортировки правой кнопкой мыши

Рис. 4. Вызов команды Дополнительные параметры сортировки с помощью меню Сортировка и фильтры поля Сектор

Рис. 5. Настройка параметров в окне Сектор

В левом нижнем углу диалогового окна Сортировка находится кнопка Дополнительно… После щелчка на этой кнопке на экране появится диалоговое окно . В этом окне можно: (а) задать пользовательский список, который будет использоваться для сортировки по первому ключу (подробнее см. ниже); (б) вместо столбца Общий итог в качестве базового столбца сортировки выбрать другой столбец.

Например, для сводной таблицы, изображенной на рис. 6 можно задать сортировку не по общему доходу, а по доходу от продажи одного вида товаров, например, Устройств (обратите внимание, что заказчики отсортированы не по столбцу F, а по столбцу С).

Рис. 6. Дополнительные параметры позволяют отсортировать заказчиков не по общему доходу, а по доходу от продаж товара Устройство

Чтобы выполнить такую сортировку:

Раскройте список Заказчик, находящийся в ячейке А4.
Выберите параметр Дополнительные параметры сортировки.
В диалоговом окне Сортировка (Заказчик) щелкните на кнопке Дополнительно …
В диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки (Заказчик) выберите раздел Порядок сортировки и установите переключатель Значения в выделенном столбце .
Щелкните в поле ссылки, а затем выберите ячейку С5. Обратите внимание на то, что нужно щелкнуть в одной из ячеек значений Устройство , поскольку на заголовке Устройство в ячейке С4 щелкнуть невозможно.
Чтобы завершить установку параметров дважды кликните ОK.

Не пугайтесь, описание этого пошагового алгоритма приведено, скорее, в обучающих целях. Начиная с Excel 2013 сортировка данных сводной таблицы существенно упростилась. Теперь кнопки ЯА и АЯ на вкладке Данные используют интеллектуальные алгоритмы сортировки. При попытке выполнить сортировку с помощью этих кнопок программа попытается предугадать намерения пользователя, основываясь на том, какая ячейка была выделена перед нажатием кнопки сортировки (рис. 7):

А1, С1, D1, Е1, F1, F2, А30, F30 – не доступны
А2:А29 – расположит по алфавиту имена заказчиков в столбце А
В1, В2, С2, D2, E2 – расположит по алфавиту названия товаров в строке 2
В30, С30, D30, E30 – расположит по убыванию (возрастанию) суммы дохода в строке 30
по возрастанию (убыванию) продаж В3:В29 – модулей, С3:С29 – устройств, D3:D29 – деталей, Е3:Е29 – препаратов, F3:F29 – итого.

Сортировка вручную

Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Сортировка (см. рис. 5) можно вручную определить правила сортировки данных. Но сортировка сводной таблицы вручную также выполняется другим, весьма необычным способом. В отчете сводной таблицы на рис. 8а показана последовательность категорий товаров, отсортированных в алфавитном порядке: Деталь, Модуль, Препарат и Устройство . Обратите внимание на то, что объем проданных товаров, относящихся к категории Деталь , не наибольший. И вряд ли стоит эту категорию отображать первой. Установите указатель мыши в ячейке Е4 и введите слово Деталь . Стоит лишь нажать клавишу Enter , как Excel определит, что вы решили переместить колонку Деталь в последний столбец таблицы. Все числовые значения, относящиеся к этой категории товаров, переместятся из столбца В в столбец Е. Значения, относящиеся к другим категориям товаров, сместятся влево. Подобное поведение выглядит нелогичным и присуще лишь сводным таблицам Excel. Обычный набор данных Excel переупорядочить таким образом не удастся. На рис. 8б показана сводная таблица после перемещения заголовка нового столбца в ячейку Е4.

Рис. 8. Сортировка вручную: (а) категории товаров отсортированы по алфавиту, (б) категория Деталь размещена последней

Любители мыши могут просто перетаскивать заголовки требуемых колонок (или отдельные строки). Щелкните в области заголовка столбца и удерживайте указатель мыши над границей диапазона выделенных ячеек до тех пор, пока он не приобретет вид четырехнаправленной стрелки. Начинайте перетаскивать ячейку в выбранное место; появится указатель в виде жирной линии и засечками. Как только вы отпустите кнопку мыши, числовые значения тут же переместятся в новую колонку. Учтите, что при использовании ручной сортировки товары, добавляемые в источник данных, добавляются в конец списка. Это связано с тем, что программа Excel не знает, куда именно нужно добавить новый регион.

Сортировка данных согласно пользовательским спискам

Еще одно решение проблемы, связанной с настройкой последовательности представления полей, заключается в создании пользовательских списков. С помощью подобного списка будут сортироваться сводные таблицы, создаваемые в дальнейшем. По умолчанию Excelсодержит четыре пользовательских списка: для дней недели, месяцев года и сокращенных названий дней недели и месяцев года. Программа сортирует названия дней недели в естественной последовательности, начиная с Пн и кончая Вс (а не по алфавиту).

Чтобы создать собственный список сортировки, выполните следующие действия:

В свободной от данных области рабочего листа введите названия категорий товаров в последовательности, которая соответствует создаваемому пользовательскому списку. В каждой ячейке вводите по одному названию, а названия располагайте в одном столбце (рис. 9).
Выделите полученный список названий категорий товаров (ячейки А10:А13).
Выберите вкладку ленты Файл и в нижней части панели навигации, отображенной в окне слева, щелкните на кнопке Параметры для открытия диалогового окна Параметры Excel.
Выберите категорию Дополнительно , перейдите в раздел Общие и щелкните на кнопке Изменить списки .
В диалоговом окне Списки адрес диапазона, содержащего предварительно выделенный список названий, отображается в поле Импорт списка из ячеек (рис. 10). Щелкните на кнопке Импорт , чтобы сформировать новый список категорий товаров на основе указанных данных. Новый список добавляется в нижнюю часть области Списки .
Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Списки . Щелкните еще раз на кнопке ОК для закрытия диалогового окна Параметры Excel .

Рис. 10. Окно Списки

Только что созданный список сохраняется в настройках программы и становится доступным в следующих сеансах Excel. Теперь во всех сводных таблицах, создаваемых в будущем, будет выполняться автоматическая сортировка по полю товара в соответствии с порядком, задаваемым в списке. На рис. 11 показана новая сводная таблица (которая была создана на основе уже после добавления пользовательского списка товаров), отсортированная в соответствии с созданным списком.

Чтобы отсортировать ранее созданные сводные таблицы в соответствии с новым пользовательским списком, выполните следующие действия:

Раскройте список поля Товар и выберите параметр Дополнительные параметры сортировки .
В диалоговом окне Сортировка (Товар) выберите кнопку по возрастанию (от А до Я) по полю , а в раскрывающемся списке выберите Товар .
Щелкните на кнопке Дополнительно …
В диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки (Товар) отмените установку флажка Автосортировка .
Раскройте список Сортировка по первому ключу и выберите список, включающий названия категорий товара (рис. 12).
Дважды щелкните на кнопке ОК.

Заметка написана на основе книги Билл Джелен, Майкл Александер. . Глава 4.

Для упорядочения и анализа данных в списке применяется команда "Сортировка". "Сортировка" позволяет переставлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или переставлять столбцы на основании значений в строках.

Существуют три типа сортировки:

в возрастающем порядке
в убывающем порядке
в пользовательском порядке

Сортировка списка по возрастанию означает упорядочение списка в порядке: от 0 до 9, пробелы, символы, буквы от А до Z или от А до Я, а по убыванию - в обратном порядке. Пользовательский порядок сортировки задается пользователем в окне диалога "Параметры" на вкладке "Списки", которое открывается командой "Параметры" в меню "Сервис", а отображается этот порядок сортировки в окне диалога "Параметры сортировки" (Рис. 1).

Рис. 1.

Для отображения окон диалога "Сортировка диапазона", "Параметры сортировки" и выбора порядка сортировки столбцов или строк необходимо выделить ячейку списка и выполнить команду "Данные" - "Сортировка". На экране появится окно "Сортировка диапазона" при нажатии в нем кнопки "Параметры" появится окно "Параметры сортировки".

В окне "Параметры сортировки" (Рис. 2) из списка "Сортировка по первичному ключу" можно выбрать пользовательский порядок сортировки, а также установить переключатель "Сортировать" в положение: "строки диапазона" или "столбцы диапазона".

Рис. 2.

В окне "Сортировка диапазона" (Рис. 3) можно установить переключатель в положение: "по возрастанию" или "по убыванию", а также выбрать положение переключателя идентификации диапазона данных.

Рис. 3.

Если подписи отформатированы в соответствии с вышеизложенными требованиями, то переключатель по умолчанию устанавливается в положение "подписям". Кроме того, в списках: "Сортировать по", "Затем по" и "В последнюю очередь, по" можно выбрать заголовки столбцов, по которым осуществляется сортировка. Таким образом, сортировку записей можно осуществлять по одному, двум или трем столбцам.

Мгновенная сортировка записей по одному столбцу осуществляется при выделении в нем ячейки нажатием кнопки "Сортировка по возрастанию" или "Сортировка по убыванию" на стандартной панели инструментов. В результате редактор переставит записи в соответствии с выбранным порядком.

Алгоритм сортировки записей по одному столбцу следующий

Выделите ячейку в списке, который требуется отсортировать;
Выполните команду "Данные" - "Сортировка", открывается окно диалога "Сортировка диапазона";
В списке "Сортировать по" выберите заголовок того столбца, по которому будете осуществлять сортировку;
Выберите тип сортировки "По возрастанию" или "По убыванию";

На рисунках 4 и 5 представлены фрагменты списка до сортировки, и после сортировки "по возрастанию" по одному столбцу "№ склада".

Рис. 4.

Рис. 5.

При сортировке списка по нескольким столбцам, строки с одинаковыми значениями в первом сортируемом столбце ("Сортировать по"), сортируются в порядке, который определяется заголовком, указанным в списке "Затем по", а строки с одинаковыми значениями в первых двух сортируемых столбцах сортируются по заголовку, указанному в списке "В последнюю очередь, по". Другими словами столбцы, указанные в списках "Затем по" и "В последнюю очередь по" не влияют на порядок сортировки в первом сортируемом столбце, а устраняют неоднозначность в отсортированном списке.

Алгоритм сортировки записей по двум или более столбцам следующий

Выделите ячейку в списке;
Выберите заголовок для сортировки в списке "Сортировать по" и установите порядок сортировку "по возрастанию" или "по убыванию";
Откройте список "Затем по", установите заголовок другого столбца для сортировки и задайте сортировку "по возрастанию" или "по убыванию";
Раскройте список "В последнюю очередь по" и выберите заголовок третьего столбца для сортировки и укажите сортировку "по возрастанию" или "по убыванию";
Нажмите кнопку ОК для выполнения сортировки.

Алгоритм сортировки данных по строкам

Для перестановки столбцов в списке необходимо выполнить сортировку на основе значений в строках:

Укажите ячейку в сортируемом списке;
В меню "Данные" выберите команду "Сортировка";
В окне "Сортировка диапазона" нажмите кнопку "Параметры";
Установите переключатель "Сортировать" в положение "столбцы диапазона" и нажмите кнопку OK;
В окне "Сортировка диапазона" выберите строки, по которым требуется отсортировать столбцы в списках "Сортировать по", "Затем по", "В последнюю очередь, по".
Нажмите кнопку ОК для выполнения сортировки

В некоторых случаях требуется нестандартный порядок сортировки списков, например сортировка данных по месяцам в календарном порядке или сортировка записей в порядке, созданном пользователем. Создание пользовательского порядка осуществляется в окне "Параметры" на вкладке "Списки", которое можно вызвать командой "Сервис" - "Параметры". Пользовательский порядок сортировки можно применить только для заголовка столбца, указанного в раскрывающем списке "Сортировать по"

Алгоритм сортировки в пользовательском порядке

Укажите ячейку в списке;
В меню "Данные" выберите команду "Сортировка";
Выберите в списке "Сортировать по" заголовок столбца для сортировки;
Установите переключатель в положение "по возрастанию" или "по убыванию";
Нажмите кнопку "Параметры";
В раскрывающем списке "Порядок сортировки по первому ключу" выберите необходимый порядок сортировки и нажмите кнопку OK;
Нажмите кнопку ОК в окне "Сортировка диапазона" для завершения сортировки.

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
Открыть вкладку «Данные» - диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Работа с таблицами во многих случаях требует анализа содержащихся в них данных. Excel предоставляет мощные средства для обработки информации, возможность построения статистических отчетов и выборки данных по условию. Но иногда достаточно просто произвести сортировку элементов, чтобы решить поставленную задачу.

Упорядочивание чисел

Сортировка чисел по возрастанию или убыванию – распространенная задача. Она помогает выстроить числовые параметры – количество товаров и клиентов, суммы продаж и доходов, и представить информацию в более наглядном виде. Сделаем в Excel сортировку этих данных.

Например, в таблице файла туристической компании хранится информация о стоимости проживания в отеле. Цена зависит от типа номера и предлагаемого питания. Турист заинтересован в поиске наиболее экономного размещения, поэтому нужно отсортировать данные по возрастанию цены.

Для этого выделяем столбец таблицы «Стоимость, руб.» и заходим на вкладку «Главная». В блоке «Редактирование» находится группа инструментов «Сортировка и фильтр». Выбираем из меню пункт «Сортировка по возрастанию».

Программа, обнаружив наличие связанных столбцов, уточняет, нужно ли выполнять сортировку в Excel только по выделенному полю, или же расширить диапазон.

Выбираем «Расширить», так как мы заинтересованы в упорядочивании полных записей таблицы, и нажимаем «Сортировка». Записи выстроены в порядке возрастания стоимости проживания.

Эта операция выполняется еще проще, если таблица отформатирована по стилю. В таком случае нужно вызвать контекстное меню столбца, щелкнув по выпадающему списку в заголовке графы. В меню находятся аналогичные команды, с помощью которых можно выполнить сортировку в Excel.

Для того чтобы числа были отсортированы верно, обратите внимание на корректность формата данных в столбце. Если значения внесены в таблицу как текст, а не число, выстраивание пройдет не в ожидаемом порядке. В таблице приведен пример сортировки чисел 10, 11, 100, 15, 110, 132 в зависимости от формата данных.

Упорядочивание текста

В Excel сортировка столбцов, содержащих текст, выполняется так же, как и операция с числами. Произведем эту команду в колонке уже известной нам таблицы цен на комнаты в отеле «Питание». Выделяем столбец кликом по его заголовку и открываем панель инструментов «Редактирование» вкладки «Главная». Теперь в выпадающем меню вместо команд сортировки по возрастанию и убыванию расположены команды сортировки от А до Я и наоборот.

Выполняем построение ячеек от А до Я, опять же указывая расширение диапазона операции.

При упорядочивании строковых данных убедитесь в том, что значения не содержат начальных пробелов, так как в таком случае желаемый порядок ячеек будет нарушен. Эта проблема случается, если информация выгружается в файл из другого источника: базы данных, стороннего приложения или другого файла.

Для форматированных таблиц сортировку в Excel выполнить еще проще. Зайдя в контекстное меню заголовка колонки, вы также увидите команды построения ячеек в порядке от А до Я и наоборот.

Упорядочивание дат

Все указанные выше операции, применимые для чисел и строковой информации, используются и для выстраивания дат и времени. Отличие состоит только в наименовании команды, для такого типа данных она называется «Сортировка от старых к новым» и наоборот. Ниже показан пример.

Для дат действует то же правило, что и для чисел: чтобы упорядочивание прошло корректно, убедитесь в том, что сортируемая информация представлена именно в формате даты, а не в текстовом.

Настраиваемые списки

Но не всегда есть возможность выстроить необходимый список штатными средствами, бывает необходимость выполнить сортировку в Excel по полям, к которым не подходит ни один из описанных выше методов. К примеру, в списке дел на неделю мы хотим выстроить задачи по дням недели.

Чтобы выполнить такую сортировку, программа предоставляет возможность использования настраиваемых списков. В MS Excel есть ряд предустановленных списков, одним из которых и является перечень дней недели. Чтобы их посмотреть, зайдите на вкладку «Данные» и найдите панель инструментов сортировки и фильтрации Excel. По кнопке «Сортировка» открывается окно выполнения операции по нескольким столбцам.

В поле «Порядок» выбираем элемент «Настраиваемый список». Из перечня выбираем дни недели и нажимаем ОК.

Упорядочивание по цвету и значкам

Еще одной удобной опцией выстраивания элементов ячейки по порядку является возможность их сортировки по цвету. При этом может использоваться цвет как заливки, так и шрифта текста. В таблице дел обозначим рабочие задачи оранжевым цветом, семейные дела – голубым, праздники – бежево-желтым. И выстроим их по типу.

Для этого заходим в настраиваемую сортировку. Кроме описанного выше способа, можно воспользоваться меню панели «Редактирование» вкладки «Главная». Выбираем из списка команд «Сортировка и фильтр» элемент «Настраиваемая сортировка».

Выбираем поле «Задача», тип «Цвет ячейки» и устанавливаем оранжевый цвет сверху. Чтобы домашние дела находились внизу списка, добавляем еще один уровень и для тех же параметров устанавливаем голубой цвет снизу.

Этот способ позволяет упорядочивать элементы таблицы и по значкам. Например, мы можем пометить отдельные задачи восклицательным знаком как важные и выводить их в начале списка.

Выше мы описали, как в Excel сделать сортировку данных разных типов, используя цвет ячеек и шрифта текста и пометки в строках. Надеемся, эта информация поможет вам в работе с программой.

Событие Worksheet_Change не реагирует на пересчет формул.

Если диапазоны, на которые ссылаются формулы, находятся далеко от таблицы (или на других листах) и их нельзя включить в проверяемый диапазон Target, можно использовать событие пересчета листа:

Private Sub Worksheet_Calculate() Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub

Application.EnableEvents - чтобы избежать зацикливания, на время сортировки отключаем события листа.

Сортировка будет происходить при пересчете формул. Чтобы пересчет происходил и при ручном изменении данных, в произвольную ячейку нужно добавить формулу с летучей функцией (летучая - пересчитывается при любом изменении на листе), например:

СЕГОДНЯ()

Недостаток данного решения - сортировка включается при любом изменении на листе.

Если пересчет формул происходит не часто, можно параллельно с Worksheet_Change использовать событие активации листа - Worksheet_Activate

Сортировка данных в Excel – это очень полезный инструмент, который позволяет улучшать восприятие информации, особенно при больших объемах. В данном уроке мы научимся применять сортировку, узнаем основные команды, а также познакомимся с типами сортировки в Excel.

При добавлении данных в Excel очень важно грамотно организовать информацию на рабочем листе. Одним из инструментов, который позволяет сделать это, является сортировка. С помощью сортировки Вы можете сформировать список контактной информации по фамилии, расположить содержимое таблицы в алфавитном порядке или же в порядке убывания.

При сортировке данных в Excel в первую очередь необходимо решить, как применять сортировку: ко всему листу (таблице) или только к определенному диапазону ячеек.

Как сделать сортировку листа (таблицы, списка) в Excel

В следующем примере мы отсортируем форму заказа футболок по Фамилиям (Столбец С) и расположим их в алфавитном порядке.

При сортировке таблицы или списка в Excel необходимо, чтобы они были отделены от посторонних данных на листе как минимум одной строкой или столбцом. В противном случае в сортировке будут участвовать посторонние данные.

Как сделать сортировку диапазона в Excel

В следующем примере мы выберем отдельную небольшую таблицу на листе Excel, чтобы отсортировать количество футболок, заказанных в определенные дни.

Если сортировка в Excel выполняется неправильно, то в первую очередь проверьте верно ли введены значения. Даже небольшая опечатка может привести к проблемам при сортировке больших таблиц. В следующем примере мы забыли поставить дефис в ячейке A18, что привело к неточной сортировке.