Служебное совещание: секреты эффективного проведения. Собрание в отделе продаж

Название говорит само за себя. На подобных собраниях члены команды оценивают ход выполнения работы, сравнивая индивидуальные задания и полученные результаты с запланированными. Вторая важная цель собраний - планирование рабочих заданий на ближайший период.

Анализ текущего состояния дел - это одна из самых важных стратегий руководства, направленная на усиление ответственности и повышение качества работы членов команды.

Собрания полезны тем, что они:

оказывают позитивное групповое влияние на всех членов команды. Каждый обязуется выполнить определенную работу и отчитаться о результатах на следующем собрании. Никто не сможет увильнуть от своих обязанностей, а потом на собрании отсидеться на галерке, поэтому все члены команды знают, кто действительно работает, а кто только создает видимость. В то же время собрания позволяют вам как руководителю узнать, на кого можно по-настоящему рассчитывать;
держат вас в курсе событий, не заставляя прибегать к микро управлению. Собрания позволяют руководителю наблюдать целостную картину коллективной и индивидуальной работы, не прибегая к трудоемким индивидуальным беседам и проверкам. Вы также выясняете, кому из членов команды нужна ваша личная помощь;
развивают навыки планирования. На подобных собраниях члены команды учатся планировать и реально оценивать свои возможности. Приняв участие в нескольких собраниях, они начинают лучше понимать свои истинные возможности и одновременно учатся не ограничиваться сегодняшним днем, а планировать на перспективу, что очень важно для эффективной работы команды;
обеспечивают фокус внимания. Помните о принципе целеустремленности - одном из краеугольных камней создания команды. У каждого члена команды есть копия плана коллективной и индивидуальной работы, поэтому всем известно, кто конкретно отвечает за выполнение того или иного задании. Вес знают свои рабочие цели и приоритеты, поскольку сами помогали их утверждать;
выявляют актуальные проблемы, требующие решения. Собрания помогают выявлять и разрешать сложные ситуации, и членам команды не приходится сражаться с проблемами в одиночку. Благодаря оперативному решению проблем команда быстрее добивается хороших результатов;
повышают чувство ответственности, что, несомненно, служит основой успеха.

Чтобы собрания, посвященные анализу состояния дел, были эффективными, их следует проводить регулярно, раз в одну-две недели в зависимости от производственной необходимости и потребностей членов команды. Собрание обычно проводится в три этапа. На первом этапе команда отчитывается о текущем состоянии дел, на втором - обсуждает и решает актуальные проблемы, на третьем - планирует работу на очередной короткий период. В следующих трех статьях я предлагаю примерную схему проведения эффективного собрания по анализу текущего состояния дел.

Нужен ли отчет о ходе выполнения работы

Ниже приведен план проведения первого этапа собрания по анализу состояния дел. Каждый член команды рассказывает, что он сделал (или не сделал) по тому или иному пункту командного задания. Резюме отчета вносятся в колонку «Текущее состояние». После совещания этот письменный план-конспект используется как протокол отчетов по выполнению коллективных и индивидуальных заданий.

Ваши функции как руководителя - фасилитировать собрание. Вы не должны делать несколько дел одновременно, поэтому попросите одного из членов команды взять на себя роль секретаря и заполнить бланк отчета, а затем подготовить официальный протокол собрания. Распределять обязанности между членами команды полезно для повышения сплоченности и ответственности в коллективе.

Обсуждение актуальных проблем.

Индивидуальные отчеты часто выявляют проблемы, которые можно тут же обсудить. Если проблем нет, собрание идет своим ходом; порой проблемы настолько значительны, что для их обсуждения и решения требуется отдельное собрание.

Нередко проблемы связаны с невыполнением заданий членами команды. В подобных ситуациях все, что вам нужно, это задать вопросы на подобие следующих.

Что вы собираетесь сделать, чтобы завершить это задание?

Какая помощь вам нужна от других членов команды, чтобы выполнить задание?

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы преодолеть трудности, с которыми вы столкнулись?

Рассматривая проблемы, инструктор команды должен больше спрашивать, что собираются делать члены команды, а не рассказывать, как им поступать. Вы не обязаны быть всезнайкой, который раздает советы, вы просто должны убедиться, что, столкнувшись с проблемной ситуацией, команда сможет с ней справиться.

Планирование заданий на следующий период.

На третьем этапе происходит планирование заданий на следующий период. Сначала определите дату следующего собрания, а затем попросите членов команды указать результаты, которые они планируют получить к тому времени. На этапе планирования вы можете им помочь сконцентрировать внимание на задачах и реалистично оценить свои возможности по выполнению заданий.

Роль руководителя на собраниях по анализу текущего состояния дел сводится к расспросу о выполненных и невыполненных задачах. Не устраивайте публичную «порку», если какая-то работа не сделана, поскольку члены команды понимают ситуацию и часто устраняют проблемы уже к следующему собранию. С работниками, хронически не выполняющими свою работу, необходимо побеседовать тет-а-тет.

Максимально эффективные собрания.

Поскольку собрания служат основой продуктивной командной деятельности, команды должны нести ответственность за проведение эффективных собраний.

Каковы особенности эффективных собраний

На одном из первых собраний члены команды под вашим руководством должны определить критерии эффективного собрания. Для проведения плодотворного рабочего собрания важен ряд факторов:

собрание начинается и заканчивается вовремя;
члены команды принимают активное и конструктивное участие в собрании;
собрание должно иметь четко определенные смысл и цель;
повестка дня собрания должна быть заранее подготовлена и передана членам команды;
члены команды приходят на собрание подготовленными;
на собраниях рассматриваются только те вопросы, которые включены в повестку дня;
собрание должно быть результативным;
собрание протоколируется, протокол доступен всем участникам.

После первых нескольких собраний и потом время от времени просите членов команды оценить эффективность собраний. Результаты оценки и обсуждения также занесите в протокол собрания.

Если собрания по тем или иным пунктам регулярно признаются неэффективными, обсудите это и примите решение на специальном совещании.

Руководство и другие сотрудники организации нередко задают вопрос: «A чем занимается эта команда?» Ответить на этот вопрос позволяют две стратегии: составление краткого отчета и проведение презентации. Во-первых, они усиливают чувство ответственности у членов команды, во-вторых, удовлетворяют любопытство заинтересованных сторон.

Составление краткого отчета

Краткий отчет представляет собой письменный анализ достижений команды и предназначен не только для внутреннего пользования, но и для информирования заинтересованных лиц об успехах команды. Обычно подобные отчеты готовят раз в месяц или квартал.

Хорошо подготовленный отчет знакомит заинтересованных лиц с обшей картиной достижений, поэтому не вдавайтесь в подробности, а освещайте только основные факты. Вот примерное содержание отчета:

анализ состояния важных производственных задач;
при необходимости, сравнение достижений с основными показателями и критериями качества работы команды;
обзор всех значительных результатов команды;
планы на следующий период времени;
другая актуальная информация, связанная с работой и персоналом.

Поскольку в кратком отчете излагается деятельность всей команды, в его подготовке должны принимать участие все се члены. Нельзя допустить, чтобы подготовка и составление отчета постоянно ложилась только на ваши плечи. Роль руководителя заключается в проверке окончательного варианта отчета. Сделайте подготовку отчета неотъемлемой частью работы команды, где каждый член команды готовит свою часть, а один-два работника сводят всю информацию в единое целое.

Если каждый сотрудник будет отчитываться перед начальством за достижения команды, он будет стараться выполнять свою работу как можно качественнее.

Ведение бизнеса, особенно в офисной обстановке, требует сотрудничества на определенном уровне. К примеру, для принятия важных решений часто требуется объективное мнение нескольких человек, а для выполнения важной работы часто требуется опыт многих людей. Собрания – это один из способов структуризации и организации совместной работы, но без четкой цели и контроля собрания легко могут затянуться и стать бесполезными. Умение запланировать, подготовить и самостоятельно провести собрание может сыграть важную роль, если вы хотите, чтобы ваше собрание прошло не впустую и принесло результаты.

Шаги

Часть 1

подготовка к собранию

Обсудите предстоящее собрание c теми, кто будет на нем присутствовать. Когда вы узнали, что вам предстоит провести предстоящее собрание, прежде всего вам следует потратить немного времени на то, чтобы поговорить c людьми, которые будут на нем присутствовать (особенно с высокопоставленными и влиятельными людьми). Спросите у них, не хотят ли они обсудить на собрании что-то конкретное. Примите к сведению их ответы и используйте их в качестве руководства при составлении повестки дня.

Обращение с вопросом к тем, кто будет присутствовать на собрании касательно того, что бы они хотели обсудить на собрании – это умный ход, так как это не только облегчит составление повестки дня, но и вовлечет их в процесс еще до начала самого собрания. Люди более склонны посещать собрания и слушать, если они знают, что там поднимутся вопросы, которые имеют для них значение.

Составьте и раздайте повестку дня. Повестка дня может быть важным подспорьем не только для председателя собрания, но и для гостей, присутствующих на собрании. В повестке содержится важная информация – время и место проведения собрания, и имена участников. А главное – там также отмечены предполагаемые темы для обсуждения, чтобы каждый мог подготовиться. Разошлите повестки дня до того, как начнется собрание; чем важнее собрание, тем раньше следует это сделать.
- В вашей повестке для обязательно должен быть указан примерный регламент на обсуждение каждого вопроса. Строгое расписание, составленное заранее, поможет вам провести собрание по плану. Несмотря на то, что обсуждение некоторых пунктов вашей повестки может затянуться (а некоторых – ускориться), расписание намного облегчит вашу задачу – вы сможете следить за обсуждением каждого вопроса и внести соответствующие коррективы.
Изучите обсуждаемые вопросы и протоколы предыдущих заседаний. Люди, присутствующие на собрании, могут не знать о том, что вы собираетесь обсуждать: некоторые не присутствовали на предыдущих собраниях, а другие просто забыли. Будучи председателем собрания, вам лучше ознакомиться с историей собрания по состоянию на сегодняшний день. Постарайтесь поговорить с людьми, которые были на предыдущих собраниях, чтобы ознакомиться с нерешенными проблемами, которые можно будет затронуть на собрании. Также можно запросить записи предыдущих собраний у официального делопроизводителя для составления плана.
- Протоколы предыдущих собраний могут послужить важным ресурсом, если вы являетесь председателем собрания. Там подведены итоги проведенных обсуждений и решений, принятых во время предыдущих собраний, что поможет вам сравнительно быстро и легко войти в курс дела. Вы можете даже раздать важные протоколы собраний вместе с повесткой дня.
Заранее подготовьте место для проведения собрания. В день проведения собрания вам следует убедиться в том, что комната или зал, в которых вы хотите провести заседание, чистые, презентабельные и готовы к приходу участников. Вам также нужно удостовериться, что все технические компоненты собрания (презентации, проекторы, экраны и так далее) работают надлежащим образом, и полностью готовы к использованию – неразбериха с техникой может привести к тому, что вы потратите ценное время и отклонитесь от заданного плана.
- Если вы используете электронную презентацию (к примеру, PowerPoint и так далее), уделите минутку, чтобы разобраться с устройством дистанционного управления или пультом, которые вы будете использовать для переключения слайдов. Не стоит тратить время, разбираясь с элементами управления, если вы можете потратить его на обсуждение важных вопросов.
Часть 2
вести себя как председатель во время собрания
1. Откройте заседание. Когда придет назначенное время, и соберутся все участники собрания (или, по крайней мере, все важные фигуры), обратите на себя внимание каждого из сидящих в зале. Представьтесь как председатель собрания и расскажите о том, какую цель преследует данное собрание. Установите намеченные временные рамки собрания, сообщив всем о предполагаемом времени окончания собрания – оно может затянуться или пройти быстрее, но лучше заранее установить намеченные временные рамки. Это поможет провести собрание по плану. Если некоторые участники не знакомы друг с другом, уделите минутку на то, чтобы провести быструю перекличку и представить важных участников.
  
  Подведите итог важных пунктов предыдущих собраний. Начиная собрания, которые являются частью длительного неоконченного проекта, вам следует кратко ввести всех участников в курс дела, рассказав им о проекте, быстро суммировав все важные события или решения, принятые на предыдущих собраниях. Не все присутствующие могут быть так же хорошо осведомлены об обсуждаемых вопросах, как вы, поэтому для того, чтобы собрание прошло результативно и эффективно, следует быстро ввести всех в курс дела.
  
  Разрешите важным участникам доложить о состоянии дел. Затем дайте слово людям, обладающим соответствующей информацией, чтобы они рассказали участникам заседания о новых или недавних событиях, произошедших с момента последней встречи. Практически это может быть все, что угодно. К примеру, новые проблемы, с которыми столкнулось ваше предприятие или организация, кадровые изменения, проектные разработки, а также изменения стратегии – все это может быть рассмотрено на заседании. Участники собрания также захотят услышать о результатах каких-либо конкретных действий, предпринятых вследствие решений, принятых на последнем собрании.
  
  Обратите внимание слушателей на нерешенные проблемы. Если есть проблемы, которые остались нерешенными или решения, которые не смогли принять на предыдущем собрании, постарайтесь разобраться с ними перед тем, как переходить к новым задачам. Чем дольше вы откладываете решение старых проблем, тем меньше участники собрания захотят брать на себя ответственность за их решение, поэтому постарайтесь припереть их к стенке и разобраться с затяжными нерешенными проблемами во время собрания. Обычно нерешенные вопросы помечаются как «нерешенные» или «отложенные до следующего обсуждения» в протоколах предыдущих собраний.
  - В зависимости от атмосферы в коллективе и правил, на вашем предприятии или в организации может быть специальный порядок принятия решений. К примеру, возможно, участникам собрания следует просто прийти к единому решению большинством голосов или выбрать группу из высокопоставленных людей, в задачи которой входит принятие всех решений.
  - Стоит отметить, что некоторые вопросы слишком обширны для решения на собраниях. Не обязательно рассуждать о развитии долгосрочных проектов, которые еще не окончены. Но все же вы должны поднимать решение вопросов или проектов, которыми необходимо заняться сейчас.
2. Поговорите о новых предприятиях. Затем поднимите новые проблемы, дела и вопросы, которые нужно обсудить. Причины этих проблем должны крыться в событиях, произошедших после предыдущего собрания, а также имеющихся в настоящее время. Постарайтесь добиться от участников конкретных, ясных решений – чем больше вопросов вы оставите нерешенными, тем больше нерешенных дел вам придется разбирать на следующем собрании.
  
  Подведите итоги собрания. Когда вы затронули дела, оставшиеся в прошлом и происходящие сейчас, уделите время на то, чтобы подвести итоги для всех участников собрания. Разберите результаты всех принятых решений, при необходимости дайте конкретные задания участникам собрания, выполнение которых вы будете ожидать к следующему собранию.
  - Этот ключевой пункт – ваш последний шанс убедиться в том, что каждый покинул совещательный зал, получив точное представление о ваших проектах и о том, что от него ожидается.
3. И напоследок заложите основу для следующего собрания. В конце скажите всем, чего им следует ожидать от следующего собрания, и, если вы уже начали его планировать, озвучьте предполагаемое место его проведения. Тогда участники собрания поймут, что существует непрерывная связь между проектами и решениями, и у них есть время на то, чтобы двигаться вперед или выполнить поставленные перед ними задачи.
  - Учтите, что наличие плана следующего собрания необязательно, если на своем собрании вы подняли все прошлые и настоящие вопросы. Но если есть еще достаточно нерешенных дел, а вы хотите быть уверенными в том, что их обсудят в будущем или хотите проследить за развитием определенных проектов, то, возможно, лучше заранее подготовить почву.
Часть 3
результативно провести собрание
1. Руководите обсуждением, но не занимайте господствующее положение. Одна из обязанностей председателя собрания, которым вы являетесь – это поддерживать обсуждение и следить, чтобы оно шло по плану. Вы не должны навязывать свое мнение по каждому вопросу или вести обсуждение по точному графику. Будьте гибкими. Пусть участники собрания свободно высказываются и поднимают новые вопросы для обсуждения, даже если они не были отмечены в повестке дня. Вы можете мягко изменить ход дискуссии или сменить тему, чтобы обсуждение шло по плану, но не следует вмешиваться по мелочам. Ведь вы же преследуете общие цели.
  - Во время проведения собрания внимательно следите за тем, чтобы не отклониться от повестки дня. Если вы отстали, возможно, вам придется пропустить некоторые вопросы или отложить их на потом для экономии времени. Не бойтесь это сделать, если обсуждаемые вопросы действительно являются важными.
  - Не оставляйте без внимания сложные или щекотливые вопросы. Если компетентный председатель не возьмет их под свой контроль, собрания будут проходить в высшей степени непродуктивно. Постарайтесь убедиться в том, что каждый важный вопрос был поднят. Не позволяйте участникам перекладывать ответственность на других или придумывать нелепые отговорки касательно тех проблем, которые не были освещены. Постарайтесь припереть их к стенке и добиться ответов на те вопросы, которые никто не хочет поднимать. Несмотря на то, что это может прийтись по вкусу не всем участникам, подобные щекотливые вопросы требуют точного ответа, чтобы собрание прошло как можно более результативно.
    - Убедитесь в том, чтобы важные решения были запротоколированы (если у вас есть официальные делопроизводители или протоколисты, поручите им выполнение этой задачи). Если вы хотите взять на себя труд ответить на сложные вопросы, стоит удостовериться, что полученные вами ответы будут запротоколированы надлежащим образом.
  - Следите за временем. Собрания не зря имеют плохую репутацию – многие люди считают их пустой тратой времени. Чтобы ваше собрание не затянулось, будучи председателем, вы должны следить за тем, чтобы обсуждение не стояло на месте. Не бойтесь откладывать некоторые незначительные вопросы или обсуждения на потом, если вы видите, что собрание продолжается дольше, чем вы ожидали. Будьте готовы на лету менять свое расписание, чтобы убедиться в том, что вы не потратили драгоценного времени ни одного из его участников.

Инструкция

Сформулируйте главную тему собрания. Как правило, собрание коллектива проводится по одному актуальному поводу. Это может быть, например, анализ организации за год или переход на сокращенный режим рабочего времени.

Продумайте повестку дня. Ее пунктами станут конкретные вопросы, которые нужно обсудить. Их должно быть не менее двух и не более пяти. Располагайте вопросы по степени убывания значимости. Если тема собрания довольно обширна, последним пунктом повестки поставьте «Разное». Здесь вы сможете немного отклониться от основной темы и обсудить небольшие проблемы, волнующие в данный момент.

Подготовьте докладчиков. По каждому пункту повестки собрания должен выступить компетентный сотрудник, мнение которого считается в авторитетным. Предупредите его о предстоящем докладе за 1-2 недели, чтобы человек мог спокойно продумать свое сообщение. За 2-3 дня до собрания переговорите с каждым докладчиком, убедитесь, что текст его выступления готов и соответствует заявленной теме.

Подготовьте помещение для проведения собрания. Хорошо, если в вашей организации есть актовый зал или другая комната, оборудованная . В противном случае, используйте самое вместительное помещение. В день собрания там нужно будет установить достаточное количество стульев, подключить и настроить проектор, компьютер и микрофон, если они будут использоваться. Вы также можете заранее разложить для каждого участника совещания специальные папки с документами, которые будут обсуждаться.

Оповестите всех сотрудников о дате, времени и месте проведения собрания. Используйте один из традиционных способов: разместите информацию на доске объявлений, разошлите по электронной почте, позвоните начальникам структурных подразделений, переговорите лично с каждым работником. Ваш выбор будет зависеть от традиций компании и сотрудников.

Перед началом собрания зарегистрируйте присутствующих. Этот список вы позже приложите к протоколу. Начните собрание непременно в то время, которое наметили и которое было озвучено для сотрудников. Не ждите опоздавших, покажите значимость и серьезность мероприятия.

Объявите главную тему собрания и вопросы, которые будут рассмотрены на нем. Предложите коллективу выбрать председателя и секретаря собрания. Как правило, председателем избирают руководителя организации или его заместителя, а секретарем – делопроизводителя или офис- . Председатель будет собрание, поддерживать порядок и следить за регламентом. В секретаря входит ведение подробного протокола: выступлений докладчиков, вопросов к ним, обсуждений и предложений.

Придерживайтесь установленного регламента выступлений, иначе ваше собрание рискует затянуться до полуночи и так и не принять никаких решений. Как правило, основные докладчики имеют в своем распоряжении 15-20 минут, но не более 30. Содокладчики, выступающие по второстепенным вопросам, должны уложиться в 10-15 минут. Выступление участника из зала огранивается 2-3 минутами. Отвечать на вопрос можно не более 5 минут. В случае превышения времени твердо напоминайте о правилах.

После того, как повестка собрания исчерпана, и все желающие выступили, кратко подведите итоги собрания. Если были приняты важные решения, их проект необходимо зачитать вслух для всех присутствующих.

В течение двух дней после собрания вы должны подготовить окончательный вариант протокола и принятых решений. Протокол нужно согласовать и подписать у председателя собрания. Решения и сроки их исполнения доведите до сведения всех сотрудников, которым предстоит их реализовывать.

Полезный совет

Считается, что собрания коллектива нужно назначать на среду или четверг, т.к. середина рабочей недели наиболее благоприятна для конструктивного обсуждения проблем и принятия решений.

Источники:

как правильно провести собрание

Родительское собрание является средством взаимодействия учителя с родителями. Их проведение необходимо для повышения эффективности обучения. Посредством бесед на родительских собраниях семья знакомится с требованиями школы, новыми методами в обучении, достигнутыми результатами ребенка.

Инструкция

Собрание можно провести в форме выступления, т.е. лекции.Заранее проведите анкетирование и выясните, какие вопросы более всего волнуют родителей. Это поможет вам запланировать необходимые темы для выступления на собраниях.

Расскажите родителям, насколько дружны дети, нет ли конфликтов между ними. Обратите их внимание на то, как они могут помочь вам в развитии взаимовыручки, ответственности, выдержки у ребят.

Не высказывайте недовольство в отношении поведения или учебы какого-либо ребенка в присутствии других родителей. Все индивидуальные беседы проводите в конце собрания.

Будьте тактичны и внимательны, и вы добьетесь такого же доброжелательного отношения к себе.

Общее собрание проводится для обсуждения спорных вопросов, требующих принятия решений с учетом мнения большинства. Обычно здесь рассматриваются общие темы, но касающиеся каждого из приглашенных. А постановления, принятые на общем собрании, подлежат немедленной реализации уже без учета мнения тех заинтересованных лиц, которые не принимали участие в голосовании или оказались в меньшинстве. Проведение такого собрания требует качественной подготовки и оформления, чтобы все принятые решения могли иметь юридическую силу.

Инструкция

Подготовка к общему собранию заключается в качественной проработке тем, подлежащих к обсуждению. Для начала составьте их список под общим названием "Повестка дня". Здесь перечислите по пунктам темы с подробным описанием (если требуется) и указанием докладчиков по конкретным вопросам. Обсудите с докладчиками возможность их выступления (получите согласие) в указанное время и особенности проработки темы (время, отводимое для доклада), а также необходимость дополнительного (проектора или др.).

Напишите объявление для информирования о предстоящем . В нем должно быть указано время и проведения общего , повестка дня (перечень тем, предлагаемых к обсуждению). Разместите объявление в общественных местах, там где его могут прочесть заинтересованные лица. Если в повестке дня есть вопросы, касающиеся конкретных людей, им следует сообщить о собрании отдельно, иногда в письменном виде (в зависимости от важности вопроса).

Рабочая книга супервайзера Дорощук Николай

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1. Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4. Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % - визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены - персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно - пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами - спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять - слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, - именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения - это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!

Из книги Победить финансовый рынок: как зарабатывать каждый квартал. «Короткие» инвестиционные стратегии автора Аппель Джеральд

Глава 8. Сокровище в мусорной куче – как эффективно инвестировать в высокодоходные облигации Что для одного – мусор, для другого – сокровище. – Автор неизвестен В главе 9 «Окончательное формирование портфеля – целое лучше, чем сумма отдельных частей» мы увидим, что по

Из книги Куда уходят деньги. Как грамотно управлять семейным бюджетом автора Сахаровская Юлия

Глава 2. Начинаем эффективно управлять деньгами Итак, в предыдущей главе мы говорили о типичных ошибках, совершая которые мы, теряем деньги. А как же сэкономить?Я не очень люблю слово «экономия». И, как показывает практика, не я одна. Есть в этом слове какой-то… скрытый

Из книги PROвокатор. Мы$ли автора Смирнов Сергей

Из книги Нет мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них автора Снежинская Марина

Глава 5. Наказание не так эффективно Трудовая дисциплина в организации поддерживается как мерами поощрения, которые записываются во второй раздел трудовой книжки (Сведения о награждениях), так и применением дисциплинарных взысканий. Мотивация – это не только поощрение,

Из книги Бизнес своими руками. Как превратить хобби в источник дохода автора Быковская Ада А.

Как провести вечеринку идей 1. Для начала определите, какой вопрос вам нужно решить. Выберите идею (мечту), которую хотите реализовать. Идея может касаться вашей работы (выйти на рынок, расширить ваш проект, начать новое направление деятельности или новый ее формат). Но

автора Дорощук Николай

Глава 4: как правильно провести эффективную обратную связь? Вначале определим, что отрицательная обратная связь - это не «пиление» подчиненного, а подведение итогов по выполнению поставленных задач. Есть несколько видов обратной связи: полное невыполнение, когда